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Agile Inception Deck

Incepción Ágil: Hacer las preguntas “duras” al inicio de un Proyecto cuesta “menos”

Al emprender o iniciar un nuevo proyecto de cualquier indole, a partir de una idea o concepto inicial, es común comenzar a trabajar en ello lo más pronto posible, dejando las cuestiones “duras” en el aire ó “para después”, ya sea por temor a preguntar, por suponer (que todos los implicados entienden lo mismo o que alguien se hara cargo más adelante), o simplemente por descuido.

Es importante recordar que en un proyecto:

A) Cuando tenemos más incertidumbre es al inicio del proyecto, por lo que tenemos mucho más riesgo de fracasar, sin embargo corregir errores es menos costoso debido a que no hemos aún invertido una cantidad considerable de recursos (tiempo y dinero).

B) Por el contrario, cuando más avanzados estemos en el proyecto, más caro será corregir un error.

Partiendo de los hechos anteriores, aunque dispongamos de menor información al inicio del proyecto, nos conviene cometer los errores en esa etapa, ya que nos es más barato corregirlos. Que es lo que básicamente nos plantea la Incepción Ágil.

La Incepción Ágil nos fácilita equivocarnos al inicio

La Incepción Ágil (con Inception Deck) es una propuesta novedosa a los problemas comunes que aquejan a los nuevos proyectos. Busca hacer las preguntas difíciles en las etapas iniciales del proyecto, con la finalidad de que los miembros del equipo entiendan y validen la concepción inicial del proyecto, a tal grado que incluso puede llegarse a cuestionar si realmente es útil y viable llevarlo a cabo (ahorrandonos tiempo, esfuerzo y dinero) – claro que es un caso extremo, pero puede llegar a ocurrir.

Consiste en una serie de dinámicas que buscan enfocar a las personas involucradas en un proyecto hacia un mismo objetivo, a través de una visión clara del producto o servicio a desarrollar. Para cumplir su cometido, hace las preguntas difíciles al inicio del proyecto, que tienen que ver con temas como:

  • Expectativas.
  • Incertidumbres.
  • Exposición de los riesgos más evidentes.
  • Participantes.
  • Ser explicitos en lo que no se va a hacer.
  • Establecer una arquitectura inicial.
  • Estimación de un plan inicial a muy alto nivel (a grandes rasgos).
    Etc.

El formato de la Incepción Ágil suele ser un Workshop, que fácilmente puede durar un día e incluso extenderse unos más (dependiendo del tamaño del proyecto), que incluye la colaboración proactiva del equipo de trabajo – después de todo, en un panorama brumoso, el “viento” que aporte cada miembro suele dejar ver un poco más allá.

Es importante recalcar que es una forma de planificación inicial (que normalmente ayuda para los próximos 6 meses), y que no esta escrita en piedra, dicha planificación es adaptable y puede ser revisada posteriormente cuando la situación lo amerite.

Las 10 dinámicas de una Incepción Ágil (con Inception Deck)

1. ¿Por qué estamos aquí?

Razón o motivo para realizar el proyecto y entender como cada uno de nosotros encaja en él. Es de vital importancia comenzar con este punto en particular, comprender la importancia de lo que vamos a realizar nos facilitará enormemente mantenernos enfocados y poder realmente aportar valor a la sesión como miembro del equipo. Seamos honestos, a nadie le gusta realizar un trabajo que no comprende (en términos de ¿para qué? ó ¿por qué? lo estoy haciendo). Puede resumirse en una palabra o frase que de propósito a lo que pretendemos realizar: ¿Mejoraremos la vida de alguien?, ¿Su propósito es salvar vidas?, ¿Educar?, ¿Compartir?, etc.


2. Crear un Elevator Pitch

Creamos en conjunto una frase que pueda explicar el proyecto. Divagar es fácil, ser concretos cuesta. La idea principal de está mecánica es aterrizar la idea en una frase corta, clara y entendible, que exprese fundamentalmente la razón de ser de la idea. Realizar esta actividad tiene los siguientes beneficios:

1) Nos proporciona una visión. Establece una visión clara sobre lo que se quiere lograr, por lo que podremos efectivamente establecer acciones para llevarla a cabo. Jamás podremos llegar a la meta, si en primer lugar esta no existe o no esta definida.

2) Nos permite alinear los expectativas. Ayuda a generar una visión compartida y mantener el foco sobre el planteamiento expresado.

3) Resalta la diferenciación. Es decir, ¿Qué lo hace irresistible contra otras opciones similares en el mercado?

4) Es fácil de recordar. Al ser una frase muy concreta y corta, es más fácil que recordemos los detalles que si fuera algo con más detalles.

5) Es comprensible. Podremos explicar la idea a terceras partes más fácilmente, por lo que puede servir como punto de partida para labores de Marketing o bien como para buscar nuevos socios de negocios.

Una estructura muy usada para elaborar un Elevator Pitch, es la siguiente:

Para CLIENTE OBJETIVO
que OPORTUNIDAD
el proyecto NOMBRE DEL PROYECTO
es un DESCRIPCIÓN
que BENEFICIO
al contrario que PRODUCTO ALTERNATIVO
nuestro producto DIFERENCIADOR PRINCIPAL

Como dato cultural, esta técnica debe su nombre debido a que debes poder ser capaz de explicar tu idea en el tiempo que toma subir o bajar en el elevador.


3. Diseñar una caja de producto

Elaboramos una caja ficticia del producto, imaginando que estará en exhibición en alguna tienda. ¿Por qué la gente compraría nuestro “producto”?, que beneficios clave nos hacen únicos, diferentes o que solucionan un problema. Al imaginar una caja de producto echamos a volar la imaginación con la finalidad de vender una idea, haciendo énfasis en las ventajas principales.

Esta técnica puede realizarse en hojas de papel a mano alzada o bien pueden utilizarse elementos más elaborados, dependerá 100% de nuestra imaginación. Lo importante aquí es plasmar las ideas, no nos preocupemos tanto por la apariencia.

Como referencia, se recomienda que la caja del producto tenga al menos: nombre del producto, una imagen descriptiva, un slogan, y al menos 3 beneficios principales.


4. Crear una lista de NOs

Se deja en claro que es lo que SI se realizará y lo que NO. En los proyectos comúnmente decimos lo que vamos a realizar o considerar, pero dejamos al aire lo que NO vamos a hacer o lo que podría estar en consideración, por lo que estas cuestiones que no han sido clarificadas pueden asumirse de diferente manera por los miembros del equipo (seguro nos viene a la mente una situación donde hemos escuchado las frases “yo pense…”, “yo crei…”, “se suponia que…”)


5. Conoce a tus vecinos

¿Quienes son las personas o grupos con los que habrá que interactuar en algun momento en el proyecto?. Las personas implicadas muchas veces son más de las que pensamos. Por lo que es buena idea tenerlas en el radar para emprender acciones que nos faciliten la colaboración.


6. Mostrar la solución

Traemos a la realidad una solución a muy alto nivel de como funcionará técnicamente el proyecto. Definiendo que tecnologías o elementos serán el núcleo del mismo.


7. Preguntar: ¿Qué nos mantiene despiertos en la noche?

Exponemos los miedos, con la finalidad de realizar un análisis de riesgos ponderado, con posibles ideas de mitigación en caso de presentarse. Conocer las respuestas de antemano, nos hara actuar mejor en caso de una eventualidad.


8. Dimensionamiento (Tamaño)

¿Que tán grande es nuestro proyecto?, ¿Necesitaremos 1,2, 3 o más personas?, ¿Nos llevaremos 3 semanas, 2 meses, 5 meses?.

9. Ser claros en que vamos a dar (Prioridades)

Ponderamos los aspectos más prioritarios del proyecto en terminos de Alcance, Costo, Tiempo y Calidad. Así como otros factores que consideremos pertinentes.

10. Mostrar lo que va a tomar (Costo)

Se discuten los principales costos del proyecto.

Mi experiencia en la práctica

No es necesario utilizar todos los elementos del Inception Deck, la principal ventaja de estos métodos es que son flexibles y fácilmente adaptables a las características particulares de cada proyecto, incluso puede complementarse con técnicas adicionales.

En mi caso he probado con buenos resultados no usar el Elevator Pitch y en su lugar realizar primero una ronda con la técnica de Personas (Dibujamos y describimos a una persona que haria uso de nuestro producto), con la finalidad de tener más claro a las personas cuyas necesidades debemos satisfacer. Con esto en mente a continuación comenzar a desarrollar un Product Visión Board o Project Canvas según sea el caso y complementando con algunas técnicas más de la incepción ágil.

Incepción Ágil de Yi Commerce
Incepción Ágil de Yi Commerce

Recomendaciones

  • Preparar la sesión previamente.
  • Tener todos los elementos a usar a la mano: plumones, post it, hojas de papel, etc.
  • Contar con un pizarrón, proyector o rotafolio para realizar las dinámicas.
  • Contar con refrigerios y un espacio adecuado para trabajar, ya que las sesiones suelen tener una amplia duración y requieren mucho uso de creatividad y reflexión.

En pocas palabras…

Someter la idea o razón del proyecto a un proceso de incepción ágil durante su etapa de concepción nos permitirá validar la idea, alinear expectativas, tener un panorama más claro y poder hacer ajustes sobre el papel (que es más barato) que sobre un producto/servicio ya muy desarrollado (que es más caro por que ya habremos invertido mucho tiempo, dinero y esfuerzo).

Referencias

The Agile Inception Deck

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Fanático de la Tecnología y de los nuevos retos. Agente del Cambio Ágil. Desarrollador de personas, negocios, aplicaciones web y de soluciones gráficas.

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